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新乡医学院三全学院档案管理办法(试行)
发布时间2013-03-04      浏览次数:111

第一章   

第一条  为了加强我院的档案工作,充分发挥档案在教学、科研、医疗和管理等各项活动中的作用,使之更好地为学院各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》,结合我院的实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案是指我院在教学、科研、医疗、管理等各项活动中直接形成的,对学院和社会具有史料和研究价值,有参考或凭证作用的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  档案工作是办好学院的重要基础工作之一。档案工作要纳入学院发展规划和工作计划,纳入学院管理制度,纳入有关人员的岗位职责,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条  学院档案必须实行集中统一管理。在管理过程中,要确保档案的完整、准确、系统与安全,便于开发利用。

第五条  学院档案工作要实行科学管理,逐步采用先进技术,与学院的信息化整体建设同步发展,积极开发档案信息资源,为满足学院和社会的需要提供优质服务。

第六条  全院教职工有利用开放档案和保护档案的权利和义务。

第二章  体制与机构设置

第七条  学院档案工作由一位院领导分管。各归档文件整理单位的档案工作由一位负责人分管(课题组由课题组长负责),并确定适当的专(兼)职干部具体承办。学院各级领导干部和档案管理人员要主动接受上级档案管理部门的指导、监督与检查。

第八条  学院设立综合档案室, 在院长办公室的领导下,发挥监督和指导作用,统一管理全院的档案工作。情况特殊的部门经学院领导批准后, 可设立专门档案室, 专人负责管理本机关内部未移交的临时档案,在近期, 对档案可实行统一管理分级保管。

第九条  学院各部门及其下属各经济实体、承包单位、课题组均为归档文件整理单位(以下简称“各归档文件整理单位”)。学院实行由各归档文件整理单位文件材料形成或文书处理部门及课题组预立卷归档制度。

第三章  档案管理和形成部门的工作任务

第十条  学院综合档案室是学院档案工作的职能管理部门,负责学院档案的永久保管与利用。

第十一条  综合档案室的基本任务

(一)贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规,规划全院档案工作;

(二)拟制(修订)学院档案工作规章制度,监督、指导、检查规章制度的执行情况;

(三)负责学院各类档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计工作;

(四)开展档案的开放和利用工作;

(五)参加信息工作整体化建设,负责编研档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

(六)参加档案工作协作、学术研究和交流活动,领导和组织学院档案工作网络的各项活动;

(七)培训全院档案工作人员,组织开展档案工作的评优活动;

(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动;

(九)负责检查、监督档案的保密与安全;

(十)完成学院领导交办的其他任务。

第十二条  各归档文件整理单位的基本任务

(一)认真执行档案管理的法律、法规和学院档案工作的规章制度;

(二)负责本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交、保管利用(限有保管利用任务的归档文件整理单位)等环节的工作,要保证归档文件材料的原始性、完整性、准确性和系统性;

(三)主动接受上级档案部门的业务指导和督促检查,按归档时间向综合档案室移交档案;

(四)注意保密,确保文件材料的安全

第四章  档案工作人员

第十三条  学院各级档案管理部门应配备政治可靠、具有专科以上学历和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案工作人员。

第十四条  各级档案管理部门的专职档案工作人员和各归档文件整理单位配备的专(兼)职档案工作人员,在一定时期内应保持相对稳定。

第十五条  档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的政策,严格遵守《新乡医学院三全学院档案管理办法》,热爱档案工作,忠于职责,勇于创新,埋头苦干,严守机密,全心全意为人民服务。

第十六条  档案工作人员要认真学习档案业务知识、现代化管理知识及其它自然科学、社会科学方面的知识,刻苦钻研业务,以保证工作的顺利进行。

第十七条  档案工作人员属专业技术人员,按规定实行专业技术职务聘任制。

第十八条  档案工作人员调离时, 要严格履行档案交接手续, 交接手续完备, 方可离岗。

第五章  经费、馆舍、设备

第十九条  学院档案工作所需经费单独立项,列入学院预算,统筹解决。

第二十条  学院为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房,做到办公、阅览、库房三分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第二十一条  学院根据工作需要,有计划地为档案室添置必要的存储、管理和利用设备,逐步实现档案管理的现代化。

第六章  档案的收集与归档

第二十二条  学院档案收集的范围是《高等学校档案工作规范》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料(包括相应必要的电子文件),以及反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体和实物(详见各类档案归档范围和保管期限表)。学院规定不得归档的材料,禁止擅自归档。

第二十三条  学院各归档文件整理单位必须按照国家有关规定,依据《新乡医学院三全学院档案管理办法》的相关条例,对应当归档的各类文件材料、物品进行积累、整理组卷,按要求及时向综合档案室移交,任何部门或个人不得以任何理由不予移交,更不得据为己有。

第二十四条  学院相关部门对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其它技术项目进行鉴定验收时,必须通知综合档案室的工作人员参加,以便对应归档的文件材料进行审查验收,签署验收意见。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收,不得申报成果。

第二十五条  归档的文件材料应质地优良,格式统一,手稿字迹工整,使用规范书写材料,声音、图像清晰(配有文字材料),符合学院档案工作规章制度关于《归档文件材料书写规定》的要求。

第二十六条  归档时间:党群、行政、教学、出版、外事和能按年度归档的各类综合性文件在次年3月底以前归档;科研课题档案在鉴定验收后两个月内归档,暂不申报或中断、停止的课题,在课题结束或中断、停止后两个月内归档;产品项目技术性文件材料在产品定型鉴定(或验收)后两个月内归档,因某种原因工作被中断的产品,应在中断后两个月内归档;基建项目在验收后两个月内归档;设备验收完毕投入使用后二个月内归档,引进设备为索赔期满后二个月内归档;财会档案在会计年度终了后可暂由财会部门保管一年,于次年3月底前归档;声像档案在完成制作后三个月内归档;实物档案在收集后三个月内归档。电子档案按电子文件归档制度的要求归档。

第二十七条  接收档案必须履行手续,填写移交清册,经档案工作人员验收后,方能办理交接手续。

第七章  档案管理部门与档案的管理与利用

第二十八条  综合档案室应根据国家教育部的规定,编制学院档案分类方案、各类档案工作规范及档案保管期限表,对各类档案进行科学分类、编号组卷,编制多种形式的检索工具,提高利用效果。

第二十九条  综合档案室应建立健全各项规章制度,按规定开展档案的接收、整理、保管和利用工作。

第三十条  参照河南省档案局制定的《河南省文书档案保管期限表》的规定,我院综合档案的保管期限规定为永久、长期、短期三种。永久为无限期保存;长期为30年;短期为10年。

第三十一条  对保存期己到的档案,综合档案室应认真做好档案的鉴定工作,组织有关部门进行鉴定,凡需要销毁的档案,经鉴定后,必须登记造册,报分管院领导审批,任何组织和个人不得擅自销毁档案。

第三十二条  按上级主管部门和学院的要求,综合档案室应做好档案的统计工作,确定专人负责统计。掌握档案的收集、整理、利用、销毁和室内各种情况数据,及时报送各种报表,并定期进行综合或专项统计分析。

第三十三条  涉及学院机密和专利的档案,综合档案室应做好档案的安全保密工作,不得随意对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案,须经有关部门同意,院长办公室主任批准,按规定办理相关手续。

第三十四条  对自形成之日起满三十年的库藏档案(未解密或需要控制使用的部分除外),综合档案室均应按国家规定,报上级批准,分期分批向社会开放。未经综合档案室和有关单位同意,任何组织和个人无权公布。

科技档案按国家档案局、国家经委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行,专利成果档案按《中华人民共和国专利法》的相关规定执行。

利用的档案,可以按照《档案法》的规定收取费用。

第三十六条  综合档案室应加强编研工作,对档案资料进行研究整理、编辑出版,配合有关部门编写重要参考资料。

第三十七条  学院档案工作应纳入学院信息管理网络,以便充分发挥档案资源的信息作用。

第三十八条  综合档案室应认真组织学术理论研究,参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,交流管理经验和档案信息,实现资源共享。

第八章  奖励与处罚

第三十九条  根据《档案法》的有关规定, 学院对在档案工作中做出显著成绩及向国家捐赠重要、珍贵档案的单位和个人予表彰和奖励。

第四十条  有下列行为之一者,根据情节轻重,学院将对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;情节严重构成犯罪的,将移送司法机关,依法追究刑事责任:

(一)损毁、丢失档案的;

(二)将公务活动中形成的应归档的文件材料据为己有,不按规定或不按期移交档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;

(五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(七)倒卖、出卖档案的;

(八)携带禁止出境的档案及其复制件出境的。

第九章   

第四十一条  本办法由学院综合档案室负责解释。

第四十二条  本办法从印发之日起施行。