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新乡医学院三全学院行政公文处理实施办法
发布时间2013-03-04      浏览次数:200

第一章   

第一条   为使我院行政公文处理工作进一步科学化、规范化、制度化,按照《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》之规定,结合学院实际情况,制定本实施办法。

第二条   公文是学院实施领导、处理公务,具有特定效力和规范格式的文书,是贯彻各项方针、政策,指导、布置工作,请示和答复问题,报告和交流情况的重要工具。

第三条   公文处理是指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第四条   学院院长办公室是行政公文处理的管理部门,主管学院行政公文处理工作。 

第二章  公文种类

(一)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(二)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询

问。

(三)通知

适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(四)会议纪要

记载、传达会议情况和议定事项。

(五)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(六)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(七)函

适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(八)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(九)通告

适用于公布一定范围内有关方面应当遵守或者周知的事项。

(十)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

第三章   公文格式

 

第五条  公文用纸均采用A4型纸,左侧装订;天头为30mm,订口为28mm,版心为156mm×225mm

第六条  公文由版头、发文字号、标题、主送机关、正文、

附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)  公文版头

1以学院行政名义向上级机关请示、报告有关事项,向外发布重要事项,向全院发布重要政策,部署重要工作,对重大问题做出决定,公布、通知重要事项,任免人员,批转、批复各部门的重要文件,与不相隶属机关联系、商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等,用《新乡医学院三全学院文件》以“院发”为机关代字编排发文字号。

2)以学院行政名义,安排学院人事、教学、学生及其他行政方面工作,用《新乡医学院三全学院文件》,分别采用“院人”、“院教”、“院学”和“院管”4种机关代字编排发文字号。

(二)发文字号

由机关代字、年份、序号组成。发文字号位置与版头字相距空1行(以3号仿宋字体的高度为一行),用3号仿宋体字居中排列,上行文居左空1字。年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入,序号前不加“字”“第”“0”。

(三)公文标题

规范化的公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除规章制度名称加书名号外,一般不用标点符号。在红色反线下空2行,用2号方正小标宋简体,可分一行或多行居中排列,标题转行时不要把词、词组和专业术语分开。

(四)主送单位

位于标题之下、正文之前, 顶格并加冒号。抬头在公文标题之下空1行,从左至右顶格用3号仿宋体字。院内下行文抬头一般使用统称:“学院各单位,各有关单位”。

(五)正文

正文用3号仿宋体字;文中结构层次序号依次为“一、” “(一)”、“1.”、“(1)”;一般每页排22行,每行排28个字;文中数字,除成文日期、一般都应当使用阿拉伯数字,数字不能回行;人名、地名、时间、数字、引文准确;当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一页面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(六)附件说明

附件应放在正文末页后面一起装订。在正文下空1行左空2

字用3号仿宋体字标识“附件”,其后标全角冒号和名称;多个附件的序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。附件材料在左上角第1行顶格标识“附件”,如有序号同时标识序号;附件的序号和名称前后标识要一致。

(七)成文日期

一般以会议通过日期或领导签发日期为准,使用汉字写明年月日,“零”写为“○”。成文日期位于正文右下方,右空4字。

(八)印章

公文落款处不署发文单位名称,除会议纪要外,都要加盖印章。一律在正文后右下方加盖发文机关公章,要求上不压正文,下要骑年盖月。

(九)印制版记

包括主题词、抄送单位、印发部门和印发日期。

1.主题词:“主题词”三个字用3号黑体字,居左顶格标识,

后标全角冒号;词目一般不超过5条,用3号小标宋体字,中间

1字,不加标点符号。

2.抄送:公文如有抄送,应在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送单位间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送单位后标句号。

3.印发部门和印发时间:位于抄送单位之下(如无抄送机关则在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体字。印发部门左空1字,印发日期右空1字。印发日期以公文复印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

4.公文页码用3号半角仿宋阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,左右各放一条3号一字线,页码居中。

第四章  行文规则

第七条   行文必须本着精简的原则,注重实效,不搞重复行文,严格控制发文数量和发送范围。凡是法律、法规、规章、制度已有明确规定的,或上级公文已有明确规定,本级无需再作具体要求的,一般不再行文;凡能面对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告、商洽、部署工作的,一律不要行文;在院报、校园网上已作公开发布的公文不另行文。

第八条      行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。

(一)学院各部门需要商请其他部门解决的问题,应用函的形式直接行文。

(二)学院各部门提出本级专项工作的建议、意见和工作部署,需要有关部门协同执行的,原则上可经分管本部门的院领导批准后,注明经院领导同意,由主管部门行文,或与有关部门联合行文。

第九条   凡涉及其他部门职权范围的公文,一定要会签,如意见不一致,应当先行协商,待取得一致意见后方可行文;属于职能部门职权范围内的事务,由部门自行行文或联合行文,联合行文应当明确主办部门。各部门拟稿时应做到情况属实,观点明确,层次分明,语言精炼。

第十条  不得越级请示和报告。“请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。学院领导直接交办的事项外,不得以机关或单位名义直接向院领导同志个人报送或“请示”或“报告”。

第五章 发文办理

第十一条  发文办理包括草拟、审核、签发、登记、缮印、用印、分发等程序。

第十二条  拟稿

以学院行政名义印发的公文,由院长办公室组织拟稿;凡属职能部门业务性、专业性、常规性公文,由职能部门拟稿。

第十三条  审核稿

文稿确定后,应经过三审后方能送领导签发。拟稿的部门负责人负责初审,院办文秘负责复审,院办主任负责三审。

第十四条  签发

发文必须由发文单位负责人签发。签发后的公文即成为定

稿,并据此生效。

第十五条  登记

经领导人签批后的文稿,院办负责登记编文号。

第十六条  缮印与用印

学院公文统一由院办安排印制,印制公文应当准确、及时、规范。印制的公文经检查无误后加盖印章。

第十七条  分发

公文分发一般由制文单位负责,以学院名义的发文由院办负责分发。 

第六章   公文管理

第十八条   公文办理完毕后,文秘人员应将公文按照有关规定立卷归档,按时向学院档案室移交。

第十九条   公文立卷要正确反映本单位的主要业务工作情况;分类要准确,有利于保管、查找和利用。 

第七章   附 则

第二十条  本办法自四月一日起施行。

第二十一条  本办法由院长办公室负责解释。