学院各部门：

根据学院档案工作安排，2012年档案移交工作现在已经开始，请各部门将2012年产生的所有文件、归档材料移交学院综合档案室。现将移交过程中有关事项通知如下：

一、归档范围：

1.2012年1月1日至12月31日期间，学院在党政管理、教学、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子（如照片、光盘、磁盘等）、实物材料等。

3.各部门获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（市级以上）及校级交流中具有保存价值的实物材料按要求整理归档。

二、归档要求：

1.各部门保证归档文件材料收集完整齐全，依照归档范围进行分年度、分类别整理。

2.归档材料必须完整，符合《归档文件材料书写规定》，整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项，不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

3.需加盖公章的文件（如各类通知、名单、清册等）务必加盖公章。

4.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案标明与纸质档案相符的标题及时间。

5.教学、科研、基建等专业性的归档材料，以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交，案卷的整理、立卷和装订办法可想档案室咨询。

三、档案的移交：

1.归档验收：

移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续：

归档部门移交档案材料时必须填写文件移交目录，目录一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

3.归档移交时间：

党政部门和能按年度归档的部门，请于3月19日前移交2012年度归档材料。

教学部门和需按教学年度归档的部门，请于3月19日前移交上一教学年度的归档材料。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

                综合档案室         

               2013年3月7日